Основные правила деловой переписки на английском языке

Для того, чтобы наладить отношения с иностранными партнерами, важно не только знать английский язык, но и соблюдать правила деловой переписки. Не секрет, что требования, предъявляемые к написанному письму, разнятся в зависимости от используемого языка, региона, в котором работает компания, и многих других факторов, которые следует учитывать.

Сегодня мало кто использует традиционную почту, потому что это ненадежно и очень медленно. Другое дело – почта электронная, когда письмо благодаря Интернету отправляется в считанные секунды, а проверить его получение партнером можно автоматически. Так что сегодняшние советы будут касаться того, как правильно вести деловую переписку на английском языке посредством электронной почты.

Без фамильярностей и излишней строгости

В формальном русском языке для обращения используется «уважаемый». Какой же аналог существует в английском? На самом деле их несколько – чаще других применяется Dear. А вот буквальный перевод российского аналога английскими словами respected или reputable лучше не использовать – он не будет соответствовать тому, какое отношение вы хотите сформировать.

Вполне допустимо вместо сухого Good morning использовать Hello. Кстати, с первым можно серьезно ошибиться: если вы пишите письмо утром и отправляете его за океан, вы не знаете, в котором часу получатель его откроет. Так что нейтральность второго варианта также говорит в его пользу. А вот от фамильярных Hey, Yo или Hiya тоже лучше отказаться.

В деловой переписке будут уместны выражения с «I would like» – английский аналог конструкция «Я бы хотел». Например для того, чтобы подчеркнуть какой-то аспект, следует добавить предложение:

I would like to draw your attention. – Я бы хотел привлечь ваше внимание.

Это означает, что вы считаете этот вопрос важным и хотели бы донести эту мысль вашему адресату. Поверьте, подобная конструкция не останется без внимания получателя, он обязательно обратит на нее внимание.

Еще одна важная и при этом очень вежливая конструкция, которая используется для формирования просьбы:

Could you please be so kind … - Не будете ли вы столь любезны …

В этой фразе слышится изысканная просьба, при этом не унижающая вас, а наоборот, подчеркивающая ваше достоинство.

Английский уже давно стал языком международного общения. Однако, используя его в качестве такового, следует помнить, что в разных странах к деловой переписке на этом языке применяются различные требования. Так, в американском варианте стоит общаться более сухо и кратко, поэтому конструкции с would, could или might там недопустимы.

Если вы хотите сообщить собеседнику какую-либо негативную информацию, можно использовать конструкции I regret to inform you или I’m afraid that. Это продемонстрирует вашу озабоченность и поможет вам выглядеть внимательным контрагентом.

Несколько универсальных советов напоследок

Для того, чтобы создать в глазах ваших потенциальных или сохранить во взаимодействии с постоянными партнерами положительный образ вашей компании, следует придерживаться несложных, однако вполне разумных правил:

• Обязательно читайте письмо перед отправкой. Это поможет избежать описок, ошибок и неточностей в изложении вашего дела.
• Избегайте воды и прочих разглагольствований, не имеющих отношения к теме.
• В деловой переписке избегайте длинных сложносочиненных и сложноподчиненных предложений, громоздких конструкций, растянутых на длинные абзацы – все должно
• Даже если вы не можете ответить на письмо прямо сейчас, стоит написать пару слов, поблагодарив за отправленное письмо и назвать дату и время, когда вы сможете дать ответ.
• Если вы общаетесь с адресатом долго, особенно в том случае, если вы знаете подробности его личной жизни (сколько у него детей, какие проблемы беспокоят любимую супругу и т.д.), нелишним будет поинтересоваться тем, как живут его близкие.

Иногда, особенно если мы спешим, многие отдельные поля, которые используются при электронной деловой переписке, мы стараемся пропустить. Однако не стоит забывать о том, что правильно составленный SUBJECT повышает вероятность того, что ваше письмо будет открыто и прочитано. Кстати, этот универсальный совет касается не только переписки на английском языке, но и на любом другом.